Meeting Solution

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泛微数字化会议管理解决方案

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目录 CONTENTS 目录 CONTENTS 数字化会议管理平台的由来数字化会议管理平台核心特点数字化会议管理的应用功能数字化会议管理价值总结沟通渠道及联系方式

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01 数字化会议管理平台的由来

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国有企业数字化会议管理的由来监管与合规需求安全与便捷要求技术与环境驱动根据国资委与公司内部管理要求，会议需要进行规范化管理，从会议材料、召开程序、会中表决、会议落实等环节，均有合规性要求线上化、无纸化人工、纸质化安全便捷度提升语音翻译视频会议电子纪要数字身份伴随技术发展，越来越多的组织期望通过无纸化会议材料，来替代线下文件，从而提高会议文件的安全性与传阅的便捷性后疫情时代，伴随数字身份、数字签名、语音翻译等技术的发展，视频会议、无纸化文件、电子纪要成为趋势与主流。

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数字化会议管理普遍面临的问题和挑战议题收集难汇总议题收集提报依赖请示，呈批领导需打印线下会议程序严谨不同会议类型的上会程序、准备程序都有严格的管理要求会议材料管理不便传统模式下，上会文件采用线下管理，对于文件修改后的版本，管理低效。缺少远程会议缺少与远程会议、视频会议的集成能力，容易受到空间地域限制。缺乏电子化归档能力会后流程，表单及相关文件无法追溯留痕，缺乏电子化归档能力。会议缺乏协同会议管理无法与公文、任务督办协同，信息割裂。会议管理核心要解决的问题会前准备不便捷，会中管理不周全，会后执行难追溯普遍存在于传统会议管理

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传统的会议管理系统仅解决了会议预定的问题传统的办公系统、会议系统，仅解决会议室预定或会议召开的问题，并不能解决会议过程的合规、会议材料的报送甚至是会后任务的执行监控，无法真正做到全周期的会议管理会议全周期管理，协同日程，公文，督办、高效管理传统会议管理，仅解决会议室管理会议室管理会议预定会议申请会议服务会议室管理全周期会议管理会议纪要会议资料管理会议签到议题库管理会议归档会议室管理会议通知会议日程公文督办传统的会议管理系统仅解决了会议预定的问题

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泛微数字化会议管理平台的产品定位涵盖会议全过程，通过数字化手段让会务过程有序、合规高效会议全周期管理流程化驱动涵盖会议全过程，覆盖会前议案提报、会议组织，会中召开、决议表决，会后记录归档、决议督办等全场景以落实国企会管理制度为核心，融合流程引擎、规则引擎，让会务过程有序、会议程序合规智能化融合平台化设计融合数字签名、视频会议、语音AI，让会议全程线上化、数字化。平台化设计，会务安排、通知、投票、排座、纪要、督办等功能可根据不同组织、不同会议类型灵活配置，适用于不同的会议场景合规、便捷、无纸化、千人会议、标准化集成

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02 数字化会议管理平台核心特点 Introduction to the Conference Management of e-cology 、便捷、无纸化、千人会议、标准化集成

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02 数字化会议管理平台核心特点 Introduction to the Conference Management of e-cology## 幻灯片 9

覆盖全类型、全周期的会议管理，满足国企会议所需一个平台覆盖国有企业所有的会议类型，包括年度经营会议、党组会、董事会、部门内会议、临时会议等；支持会议全生命周期，覆盖会前、会中、会后全过程全类型、全周期会议管理会议分类董事会总办会周例会项目会议专题会议外事会议临时会议 ……

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灵活可配的会议功能，自定义配置会议功能应对不同的会议场景，满足管理要求可根据不同类型、不同场次的会议，随时配置会议功能，包括会务筹备、通知、排座、投票、任务等，应对不同的会议场景。丰富的会议功能

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流程化驱动，无论是会议议题、会议申请或决议程序，均可实现复杂审批通过流程来驱动议题上报、议题审批、会议决议、会议室预订等程序执行。自定义设置排会规则，支持强控、弱控不同管理方式，实现复杂审批。流程化驱动合规权责落地

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文事会一体化的能力，公文、督办、会议协同关联会议与公文、督办全面协同关联，根据公文可形成会议，会议决议转化公文发布，会议决议形成督办任务跟踪，督办工作过程触发关联会议，整体文事会全面协同。文事会一体

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无纸化的会议材料，支持会议材料的在线预览、批示及修订，并支持版本管理支持领导在线批示、修改会议材料，会务专员同步修改会议材料，实现会议材料的在线预览、版本记录、在线发布。会议材料合规校验在线编辑版本管理修改留痕圈批圈阅模板套用字段联想关键字识别无纸化会议设备无纸化会议能力

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打通视频会议，实现会议的线上预定、异地召开及会议纪要的自动化翻译可以在视频会议中共享议程文档

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电子化签署，与数字身份、电子签名融合，实现会议纪要的电子化签署会议文件电子签会议过程形成的会议纪要、决议等重要文件，可对接电子签平台进行电子签署，签署文件具备相关电子签名，防篡改。会议纪要预览会议纪要审批、在线修订

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融合电子档案，按照档案规则一键归档，安全高效防篡改一键将会议议题、会议材料、表单、决议及纪要文件打包合并，按照档案规则一键归档，并通过数字身份认证手段，防篡改。会议材料一键归档身份验证四性验证电子签防篡改会议文件归档

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全面移动化，PC端与移动端一体化实时同步会议申请、上会资料上报查询、会议排程、辅助交流、会议决策等，所有PC端功能能自动延展到移动端，PC和移动一体化。移动化会议移动上会申请移动上会资料填报移动排期查询移动会议资料查阅移动会议辅助交流移动会议决策查询 ……

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集团化会议管理，支持分级分权管理全集团一个会议管理平台，支持分级分权，不同组织可定义自己的会议管理规则集团化会议管理

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03 数字化会议管理的业务场景及应用功能 Introduction to the Conference Management of e-cology 议管理规则集团化会议管理

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03 数字化会议管理的业务场景及应用功能 Introduction to the Conference Management of e-cology## 幻灯片 20

全程数字化会议管理系统会议配置会前准备议题管理会议资源管理议题请示议题库议题材料会议室管理会议设备管理资源冲突管理会中管理会后管理会议纪要会后管理纪要台账纪要签署纪要下发纪要发文会议任务会议转督办会议新闻会议分析会务筹备会议申请会务筹备会议通知会议回执会议服务在线排座席卡打印议题合并发起会议会议审批会议归档会议文件归档可视化看板电子归档全文检索会议追溯借阅管理会议类型分析会议决议分析会议缺席统计会议任务分析泛微数字化会议管理平台的产品框架应用协同会议召开大屏集成会议速记视频会议投票表决表决记录

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会前管理

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会议议题征集业务场景：会议议题是指某些事项需要通过上会进行决策时，需要先进行议题上报，待议题通过后再安排上会议议程，后开会讨论该议题。核心点：议题征集、议题要点、列席部门、列席人、议题文件、议题库会议议题流程化征集，自动汇总

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议题库管理形成相关决策会议所有上报议题形成议题库。议题库组会

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会议室预定业务场景：会议需要预定需要通过流程申请进行预定，业务部门通常预定前会查询当前阶段会议室使用情况；实现方式：可视化会议室资源信息，会议室缩略图、会议设备信息直观展现。并支持通过流程预定会议室，同时生成日程信息。会议室资源可视化预定

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排会规则管理业务场景：根据业务部门不同，会要求会议室同一时间段不能被同时申请或提示后预定部门，对会议室参会人数、会议议题等进行要求管理。实现方式：排会规则融入会议申请及审批过程，会议申请中针对会议室、会议人员冲突自动提醒，支持强控、弱控不同管理方式可个性化设置。排会规则自定义

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会议通知与回执会议申请完毕通过选择相关人员后自动发布会议通知回执，相关人员可反馈与会情况及所需会务，会议通知模板、回执均可个性化自定义。会议通知流程化发布，回执自动统计汇总

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代理参会人如果主参会人不能参会，通知可以勾选代理参会人员，参会人员需要进行验证才能进入会议，并识别对应资料代理参会人

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会议排座业务场景：线下会议会对参会人员所在会议室位置进行排列，并提醒对应参会人员。实现方式：根据不同会议室实际可形成可视化会议排座图，在线进行会议排座安排，排座完毕后可形成相关信息，推送到与会者手机，进行相关会议安排指引。核心点：多座位布局、多会议室排座、三种排列方式，一键排座可视化在线会议排座

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会议接待管理业务场景：参会人参会存在会议室安排、住宿及用餐安排，航班及接机安排、准入申请、应急安排等，需要提前进行收集统计，统一安排跟踪管理实现方式：会议申请过程可以关联相关行程安排、住宿安排、车辆安排、用餐安排、展厅安排、费用申请等，推送到相关负责人员，一处申请，多点信息协同共享。会议协同日程、住宿、车辆、费用等多模块，实现会议接待协同关联

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会中管理排、住宿安排、车辆安排、用餐安排、展厅安排、费用申请等，推送到相关负责人员，一处申请，多点信息协同共享。会议协同日程、住宿、车辆、费用等多模块，实现会议接待协同关联

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会中管理## 幻灯片 31

会议签到业务场景：会议确保表决有效性，确认参会人数等需求，会议开始前参会人会需进行会议签到，当会议为一整天或者跨天会议时，进行多次签到，会议组织会记录签到信息，统计签到人员实现方式：会议可自动生成签到二维码，投入会议大屏进行在线扫码签到。核心点：扫码签到、消息签到、多次签到、记录查询、支持多种会议签到模式实时后台统计

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无纸化会议、大屏集成业务场景：业务部门了解会议室使用情况，查看会议室当前会议及会议进程，参会人在会议需要查看会议材料，部分会议结束后材料需要收回。实现方式：可对接无纸化会议系统，将相关议程、议题、会议材料信息传送至无纸化会议系统进行会中管控。可对接会议大屏，将相关会议信息投入大屏进行会议指引。可与无纸化会议系统或会议大屏集成，实现会中管控

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会议进程直观展示并到期提醒，提升会议效率会议进程提醒直观展示会议进度，并通过消息模块集成，临近相关议题时自动提醒会议人员，减少无效候场时间，提高会议效率。消息提醒

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议题表决业务场景：针对任免、重大事项的决策通常采用表决的方式进行确认；实现方式：通过系统记录决议投票表决情况，遵循少数服从多数的原则，支持不记名投票表决，清晰记录议题决策事项名称、列席人、决策流程、表决情况以及会议决议等信息，以及听取意见、议题材料等文件内容。支持会议议题表决管理

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会议语音转文字与腾讯会议、科大讯飞集成，大屏实时转换会议语音形成会议文字纪要根据会议每个领导讲话的可识别每个领导的身份，做到语音转文字记录角色分离，最终形成会议纪要会议速记能力，支持会议语音转文字

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会后管理

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会议纪要电子签署会议过程形成的会议纪要、决议等重要文件，可对接电子签平台进行电子签署，签署文件具备相关电子签名，防篡改。会议文件电子签署，电子存档，防篡改多种方式通知在线签字可在会议纪要协同区查看签署状态

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会议督办业务场景：会后需要对会中安排事项进行跟踪，查看会议事项安排情况，对事项负责人进行督办管理；实现方式：按照会议决议信息，自动触发督办事项、公文流程，实现对于会议决策的后续跟踪。会议决议决议执行决议成文分解任务督查督办会议待办形成督办任务，实现管理闭环

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会议新闻发布业务场景：会议结束后需要形成新闻稿对会议内容展示说明。事项方式：会议完成后可形成相关会议新闻，可通过流程审批后，对接门户平台及移动端，进行会议信息发布。与新闻公告协同，会议相关新闻对接门户平台统一发布

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与档案协同，会议全周期文件一键归档，安全高效会议归档业务场景：会议结束后需要对会议参会人、会议材料、签到表、表决记录等进行归档留存。实现方式：一键将会议议题、会议材料、表单、决议及纪要文件打包合并，按照档案规则一键归档，并通过数字身份认证手段，防篡改。会议议题标签化会议类型维度时间日期维度组织架构维度模糊搜索会议材料会议决议会议纪要

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历史会议追踪相同会议，可以调取历史会议信息进行了解和追踪。可以配置有不同权限控制。会后可对历史会议进行追溯，复盘历史会议织架构维度模糊搜索会议材料会议决议会议纪要

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历史会议追踪相同会议，可以调取历史会议信息进行了解和追踪。可以配置有不同权限控制。会后可对历史会议进行追溯，复盘历史会议## 幻灯片 42

个性化会议报表针对会议情况自动生成相应的报表，例如会议缺席统计报表，会议决议统计报表，会议任务统计报表等，也可根据用户需求生成个性化统计报表。按需构建的个性化会议报表

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04 数字化会议管理价值总结 Introduction to the Conference Management of e-cology

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价值总结

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05 沟通渠道及联系方式 Introduction to the Conference Management of e-cology

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沟通交流二维码入群沟通功能体验链接地址：https://enterprise.e-cology.com.cn/wui/index.html#/main/portal/portal-326-5?menuIds=6,-4278&menuPathIds=6,-4278&_key=c5v5hw 联系人朱纯：135*6562 吴慧洁：1876998 郑龙：135***2076 01 02 03

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